For mange organisationer er Microsoft Teams blevet et centralt værktøj, når der skal kommunikeres og samarbejdes med kollegaer, såvel som eksterne samarbejdspartnere. Nye teams dannes hurtigt, og er man ikke opmærksom, kan det hurtigt blive vanskeligt at lokalisere relevante teams og informationer.
Rent teknisk samler Teams en række værktøjer fra Microsoft 365-platformen, hvor den ved hjælp af grupper og kanaler skaber sammenhæng på tværs af de underliggende systemer. I dette opslag præsenterer vi en række standardfunktioner i Power Platformen/Dynamics 365 CE, der kan sammenkoble de to tekniske platforme. Det er tydeligt, at dette område er inde i en rivende udvikling, og vi ser også nærmere på lidt nye funktioner, der kommer senere på året.
Bemærk, at nedenstående funktioner kan aktiveres på alle tabeller/entiteter (firmaer, salgsmuligheder, sager, projekter, kampagner osv.). Nedenstående forudsætter blot, at man aktiverer Teams integrationen.
Følgende emner bliver gennemgået:
- Samarbejd med Teams fra Dynamics 365
- Samarbejd med Dynamics 365 fra Teams
- Teams som Dynamics 365 klient
- Nye funktioner kommer senere
- Begrænsninger
Disclamer: når vi omtaler Power Apps i denne artikel, er der tale om Model Driven Power Apps, med mindre andet er beskrevet.
1. Samarbejd med Teams fra Dynamics 365
Har du registeret en salgsmulighed el.lign., og ønsker at oprette et område til samarbejde, vil mange åbne teams og oprette et nyt Team. Men faktisk kan du oprette Teamet direkte fra Power Platformen/Dynamics 365 CE, og hurtigt skabe en kobling imellem dit salg og det enkelte Team.
Når integrationen til Teams er aktiveret, er det meget simpelt at oprette et nyt team:
- Åbn den record (f.eks. et firma), du ønsker at tilknytte Teams
- Tryk på knappen “Samarbejd”
- Angiv eksisterende Team, eller opret et nyt
- Angiv, hvilken kanal du ønsker at forbinde til
Bemærk: Ovenstående eksempel tager udgangspunkt i et firma, men denne handling kan også udføres på andre typer af data.
Når processen er gennemført, får du følgende tekniske fordele:
- Oprettelse af nyt team (med mindre du har valgt at tilknytte din record til et eksisterende Team)
- I Teams-kanalen oprettes et nyt faneblad, der viser din record i CRM/Power Platformen
- I CRM/Power Platformen tilknyttes din record til Teams-kanalen
- “Samarbejd”-knappen åbner nu Teams-kanalen
- Dokumentfanen viser de filer, der er uploaded til Team-kanalen
Hvis en bruger i Teams ikke har adgang til Power Platformen/Dynamics 365 CE, kan de selvfølgelig ikke tilgå eller ændre data fra Teams.
2. Samarbejd med Dynamics 365 fra Teams
Hvis du har en eksisterende Team-kanal, som du ønsker at tilknytte til en record i CRM/Power Apps, gøres dette let ved at tilføje en “Dynamics 365”-tab.
Bemærk: Det samme resultat kan opnås ved at køre guiden ovenfor, hvor du vælger “Eksisterende team”. Her udføres handlingen blot i Teams-klienten.
- I Teams-kanalen oprettes et nyt faneblad, der viser din record i CRM/Power Platformen.
- I CRM/Power Platformen tilknyttes din record til Teams-kanalen.
- “Samarbejd”-knappen åbner nu Teams-kanalen
- Dokumentfanen viser de filer, der er uploaded til Team kanalen.
Hvis en bruger i Teams ikke har adgang til Power Platformen/Dynamics 365 CE, kan de selvfølgelig ikke tilgå eller ændre data fra Teams.
3. Teams som Dynamics 365 klient
Hvis din hverdag tager udgangspunkt i Teams, vil du måske også kunne få glæde af, at Teams kan benyttes som en klient til CRM\Power Apps. Her vil du kunne navigere rundt på samme måde som i web-klienten, i modsætning til ovenstående funktioner, der kun kobler enkelte Teams med specifikke records.
I skrivende stund har klienten en del begrænsninger, og det er derfor ikke alle brugere, vi kan anbefale at bruge denne app. Læs mere under afsnittet 5. Begrænsninger. Dertil kommer en udfordring ift. navigationen, hvor startsiden vises hver gang app’en åbnes – også selv om du kun kort navigerer til et andet område af Teams.
4. Nye funktioner kommer senere
Microsoft har annonceret frigivelsen af en række nye funktioner ifm. “2021 relase wave 2”. Vi har udvalgt de de funktioner, som vi finder vigtigst på området. Se listen nedenfor med henvisning til yderligere informationer fra Microsoft:
- Nye muligheder for at planlægge og afholde Teams-møder. Spor dine Teams-møder til en salgsmulighed, et projekt el.lign., hvor dine notater automatisk bliver gemt. Læs mere her.
- Send chatbeskeder fra Dynamics 365 via Teams, og kommuniker i kontekst af den record, du arbejder på. Læs mere her.
- Foretag opkald fra Dynamics 365 via Teams. Læs mere her.
Der er en række mindre justeringer, som vi ikke har valgt at inkludere i denne artikel, men det er meget tydligt, at Microsoft gør en stor indsats for at styrke sammenspillet mellem de to platforme.
5. Begrænsninger
Det er vigtigt at forstå, at der er en række begrænsninger i integration mellem Teams og CRM/Power Apps. Ikke alle brugere vil opleve disse begrænsninger, men i skrivende stund er der et par stykker:
- Dynamics 365 integrationen fungerer ikke fra Teams Mobile App
- Power BI indlejret på formularer i CRM/Power Apps fungerer ikke i Teams
- Canvas Apps indlejret på formularer i CRM/Power Apps fungerer ikke i Teams
Det er begrænset, hvilke brugere, der vil være påvirket af ovenstående begrænsninger, og i de fleste scenarier kan der findes en hurtig workaround.
Tak for din interesse. Hvis du har spørgsmål eller kommentarer til ovenstående, er du meget velkommen til at kontakte os på 81980903 eller an@donkeypower.dk.
