I Dynamics 365 Customer Engagement kan du nu selv lave skræddersyede hjælpesider.
Vi bliver altid spurgt: “Findes der ikke en god guide til vores CRM system til os, der lærer bedst ved at læse?” Svaret er, at det gør der ikke rigtigt. Der bliver ikke længere udgivet bøger eller vedligeholdt websites med guides til, hvordan du bruger dit CRM system.
Et tilpasset system kræver en tilpasset guide
Vores kunder har alle fået tilpasset deres systemer til lige netop deres hverdag og virkelighed. Derfor ender de fleste med at lave deres egen brugervejledninger til Dynamics 365 CE. Det kan være Word dokumenter, Wiki eller video guides til medarbejderne. Det er et godt og et vigtigt stykke arbejde, og vi anbefaler altid, at det er superbrugerne, der udarbejder disse guides.
Hjælpen lige ved hånden
Ulempen ved guides i andre systemer er selvfølgelig, at de kan være besværlige at finde frem, lige når man har brug for dem – navnlig hvis man ikke ved, at de eksisterer.
Derfor kan man nu bruge integrerede hjælpepaneler i Dynamics 365. Så kommer hjælpen frem, når man trykker på spørgsmålstegnet på en given side i CRM.
Pris
Integrerede hjælpepaneler er allerede med i din licenspris for Dynamics 365 Customer Engagement. Det skal bare slås til, så virker det.
Best practice – eller ej
Normalt anbefaler vi altid at følge best practice og have flere miljøer, så der både er mindst et udviklingsmiljø og et produktionsmiljø (se vores blog post om best practice og miljøstrategi) og selvfølgelig at holde miljøerne i sync.
Men lige for hjælpepanelerne kan det give mening at afvige fra best practice og kun skrive hjælpesiderne i produktionsmiljøet. Hjælpesiderne skal skrives af superbrugerne, og vi kan godt anbefale, at det sker direkte i produktionsmiljøet.
Man kan selvfølgelig også holde fast i best practice og lade hjælpesider være en del af ens DevOps deployment pipeline. Så skal de skrives i udviklingsmiljøet og inkluderes i en solution, der deployes via jeres Azure DevOps pipeline.
Sådan slår du det til
I skrivende stund er det desværre ikke noget, der kan slåes til i Administrationsportalen for Power Apps, hvor det burde være under Indstillinger > Produkt > Funktioner:
Så man skal i den klassiske administrationsportal under Avancerede Indstillinger > Administration > Systemindstillinger og sætte Aktiver brugerdefinerede Hjælp-ruder og styrede opgaver til “Ja”.
Så er det slået til, og efter en hard refresh, kan du begynde at se tomme hjælpesider, hvis du klikker på spørgsmålstegnet i højre hjørne.
Giv de andre adgang – husk sikkerhedsrollerne
Nu skal du sørge for, at dem, der må læse hjælpepanelerne (og det skal nok helst være alle dine brugere) får læse-adgang. Du skal også sørge for, at dine superbrugere får skrive-adgang.
Forhåbentlig har I en basis sikkerhedsrolle, som alle brugere har. Til denne rolle tilføjer du læserettighed til Hjælp-side.
Den sikkerhedsrolle, som jeres superbrugere har, skal have tilføjet både opret- og læserettighed til Hjælp-side.
Kom i gang med at skrive din første hjælpetekst
Find den entitet, hvor du gerne vil starte med at skrive din første hjælpeside. Tryk på spørgsmålstegnet i hjørnet. Så skal hjælpepanelet folde sig ud. (Hvis det ikke gør, så prøv med en ctrl+F5)
Klik på de tre prikker for at komme i gang med at redigere panelet.
Du kan også indsætte billeder – eller videoer, hvis I allerede har optaget vejledningsvideoer.
Lille irriterende bug
I skrivende stund er der en lille irriterende bug i hjælpepanelet. Hvis man vil indsætte en sektion, så lukker hele panelet bare ned uden at gemme ens arbejde. Der findes en workaround:
Skriv en linje tekst. Lav to linjeskift. Skriv en linje tekst mere. Stil cursor mellem de to tekstlinjer. Så kan du indsætte en sektion uden, at den bliver væk for dig, så snart du gemmer. Senere kan du slette de to tekstlinjer.
Kom i gang
Vi håber, at denne lille guide kan få jer i gang, så I kan skrive de hjælpesider, der kan sikre vidensdeling og en god onboarding proces for jeres nye medarbejdere, der skal lære at bruge jeres CRM system.
Måske sætter det også gang i en refleksion over
Hvordan er det egentlig, vi gør, når vi gør det rigtigt?
– en reflekterende superbruger
Link til Microsofts dokumentation om hjælpe-sider
https://docs.microsoft.com/en-us/powerapps/maker/data-platform/create-custom-help-pages
