Dynamics 365 Sales: Rapporterings- eller hjælpeværktøj?
Ofte ser vi, at virksomheder primært bruger Dynamics 365 Sales som et rapporteringsværktøj snarere end et hjælpeværktøj. Dette fører til, at brugeradoptionen ikke er optimal. Når CRM-systemet udelukkende ses som et middel til ledelsesrapportering, risikerer virksomheder at miste værdifuld indsigt i salgsflowet og kundehåndteringen.
For at få større værdi ud af Dynamics 365 Sales er det vigtigt at forstå medarbejdernes faktiske brug af systemet. En Power BI-rapport med fokus på brugeradoption kan give virksomheder indsigt i, hvordan CRM-systemet anvendes i dagligdagen. Du kan f.eks. se, hvor hyppigt der bliver logget ind, oversigt over status på dine leads og opportunities og meget mere. Rapporten belyser brugeradfærden, og ud fra dette kan du som virksomhed få en idé om, hvilke initiativer der skal til for at opnå det fulde udbytte af systemet, i stedet for at lade det gå ubemærket hen.
Vi har allerede implementeret en Power BI-rapport for nogle af vores samarbejdspartnere, herunder Schur.
Samarbejde med Schur
Schur er en international koncern med rødder i Danmark, der specialiserer sig i innovative emballageløsninger og maskinsystemer til pakning. Med mere end 175 års erfaring leverer Schur bæredygtige og skræddersyede løsninger til en bred vifte af industrier, herunder fødevarer, medicin og detailhandel. Virksomheden har afdelinger i flere lande og kombinerer traditionelt håndværk med moderne teknologi for at imødekomme kundernes behov.
Donkey Power samarbejder med Schur om at videreudvikle deres salgsproces. Samarbejdet har haft fokus på at udnytte Microsofts standardfunktionaliteter for at udnytte de licenser, som Schur allerede har, og tilpasse disse til Schurs forretning og specifikke afdelinger. Desuden har samarbejdet bestået af support, sparring, sikkerhedsoptimering og oplæring i systemerne.
For at understøtte udviklingen af Schurs salgsproces har vi med succes implementeret en Power BI-rapport over brugeradoption, som hjælper Schur med at skabe et overblik over, hvordan deres medarbejdere bruger løsningen i praksis.
Det er en fornøjelse at samarbejde med Schur og bidrage til videreudviklingen af deres salgsproces.
”Hos Schur bruger vi rapporten til at overvåge og følge op på anvendelsen af CE-systemet – særligt for at identificere funktionaliteter og områder, der ikke bliver udnyttet. Disse indsigter danner grundlag for målrettet uddannelse og sparring, alt sammen med det formål at øge brugen af systemet og de funktionaliteter, der er til rådighed.
En anden dimension i rapporten er vedligeholdelse af data, f.eks. hvor længe leads og opportunities forbliver åbne. Dette sikrer, at data bliver anvendt og opdateret korrekt i systemet. Vi kan identificere data, der ikke bliver vedligeholdt, og som ellers kan påvirke både statistikker og i sidste ende beslutningsgrundlaget i Schur. Vi har valgt CE som ét af vores primære systemer i salgsafdelingen, og gennem rapporten kan vi også identificere, hvilke brugere (sælgere), der ikke nødvendigvis bruger CE som værktøj til understøttelse i hverdagen. Igen bruger vi rapporten til at sætte ind mod de konkrete sælgere og gennem bl.a. uddannelse sikre, at vi får styrket brugen af systemet.”
– Jan Damkjær, Group Digitalization Director, Schur
I det følgende vil vi gennemgå nogle konkrete eksempler på sider, som standard er en del af BI-rapporten. Vi skræddersyer selvfølgelig rapporten efter den enkelte virksomheds behov.
Oversigt over antallet af leads og opportunities
Her ses en oversigt over antallet af hhv. tabte og vundne leads i CRM-systemet, der bl.a. kan sige noget om hvorvidt systemet anvendes korrekt.
Oversigt over antallet af oprettede leads
Til venstre ses en tabel over antal oprettede leads pr. bruger, samt forskellen i procent fra antal oprette leads sidste år (LY) til det nuværende år (TY). Til højre ses en tabel over antallet af åbne og kvalificerede leads pr. bruger. Den nederste tabel viser, hvor stor øgning virksomheden har haft på leads på årsbasis sammenlignet med tidligere år.
Denne oversigt laves også på opportunities.
Oversigt over levetiden på åbne opportunities
Her ses en tabel over levetiden på åbne opportunities (angivet i dage), så man kan se en tidsmæssig udvikling. På den måde kan man også få et indblik i hvorvidt systemet bliver brugt og om brugerne husker at følge op på opportunities. Hvis en opportunity f.eks. bliver oprettet og lukket igen dagen efter, kan det være et tegn på, at CRM-systemet i højere grad bliver brugt som et rapporteringsværktøj frem for et hjælpeværktøj, og at der er en tendens til, at salgsmuligheder først bliver oprettet, når de i praksis er vundet.
Overblik over brugerlogins
Denne tabel giver et visuelt overblik over hvilke brugere, der logger ind i systemet, samt hvor ofte.
Fra ”nice to have” til ”need to have”
Mange brugere ser blot Dynamics 365 Sales som et ”nice to have”-system, men det kan have langt større fordele, hvis det bruges optimalt. F.eks. kan nøjagtig sporing af leads og opportunities hjælpe med mere effektiv produktionsplanlægning af salget, som skaber en forbedret supply chain.
Har din virksomhed en Dynamics 365 Sales-løsning? Så kan vi i Donkey Power hjælpe jer med at implementere en Power BI-rapport, så I kan danne et overblik over brugeradoptionen i jeres CRM-system og identificere eventuelle opmærksomhedspunkter, der kan behandles for at opnå forretningsmæssige fordele.
Kontakt os i dag for at se en demorapport.
