Når teknologi frigiver tid til relationer, der gør en forskel

Børns Voksenvenner er en landsdækkende frivillig forening, der arbejder for at skabe trygge relationer mellem børn med spinkle voksennetværk og engagerede frivillige voksne. Med omkring1300 frivillige støtter foreningen børn i alderen 0-16 år, som af forskellige årsager kan have brug for en ekstra voksen i deres liv. Det kan blandt andet være børn fra skilsmissefamilier, familier med enlige forældre, familier, der har mistet en forælder, eller familier, der står i andre svære livssituationer.

Foreningen arbejder med tre former for frivillige relationer: voksenvenner, storebrødre/storesøstre og familievenner. Formålet med alle relationerne er at sikre børn mere nærvær, stabilitet og gode oplevelser i hverdagen. Behovet er stort, og der er altid børn på venteliste. Som mange andre NGO’er er Børns Voksenvenner afhængige af fondsmidler og ekstern støtte for at kunne drive og udvikle deres arbejde.

Behovet: Et nemt og effektivt overblik

Kundens primære udfordring lå i, at overblikket over deres fondsansøgninger var i et Excel ark, der voksede sig større og større. Det gjorde det tidskrævende at lave årshjul, få overblik over de forskellige ansøgninger og dialoger med samarbejdspartnere samt finde de nødvendige informationer. Det betød også at værdifulde arbejdstimer risikerede at forsvinde i manuelle opgaver, mails og dokumenter på kryds og tværs. Udfordringen var klar: Hvordan skaber manen mere overskuelig og effektiv løsning, der samler det hele ét sted og giver kunden ro til at fokusere på det, der virkelig betyder noget?

Børns Voksenvenners behov var tydelige. De havde brug for en løsning, der kunne skabe overblik, samle vigtige informationer og gøre arbejdet med fondsansøgninger mere effektivt. Konkret ønskede de at:

• Få et samlet overblik over fondsansøgninger, lokalforeninger samt kommunale og politiske aktører og samarbejdspartnere
• Samle dokumenter, oversigter og relevante informationer ét sted i stedet for at skulle navigere mellem Excel og SharePoint
• Frigive tid i hverdagen ved at reducere manuelt arbejde og undgå spildte arbejdstimer

Løsningen: Alt samlet ét sted

Med udgangspunkt i kundens behov byggede Donkey Power en skræddersyet Power Apps-løsning til Børns Voksenvenner. Løsningen samler data, dokumenter og centrale arbejdsgange ét sted og giver kunden et bedre overblik over fondsansøgninger, foreninger, kommuner og politiske aktører. Nogle af nøglefunktionerne er blandt andet:

• En samlet datavisning over tidligere ansøgte fonde, relevante kommuner, politiske aktører, foreninger og tilhørende information
• Integration til SharePoint, hvor relevante dokumenter og dokumentbiblioteker er gjort tilgængelige direkte fra de enkelte fonde og øvrige samarbejdspartnere
• Et samlet overblik over ansøgte fondsmidler, bevilligede midler og status på fondsarbejdet

For hver fond er der oprettet en detaljeret profil, så kunden hurtigt kan finde de informationer, der er vigtige i ansøgningsarbejdet. Det gælder blandt andet, hvilket formål, der er søgt til, om fonden er national eller lokal, hvilke krav der er til ansøgningen, hvornår ansøgningsfristen er, hvornår der senest er blevet søgt og hvad udfaldet af de ansøgninger var.

Resultatet: Mere tid til dét, der betyder noget

Resultatet er en løsning, der samler overblikket, reducerer manuelt arbejde og gør det nemmere for kunden at arbejde effektivt med fondsansøgninger. Med alt samlet ét sted kan de bruge mindre tid på administration og mere tid på at skabe stærke relationer mellem børn og frivillige voksenvenner. For Donkey Power handler digitalisering ikke om at gøre tingene mere komplekse. Det handler om at skabe løsninger, der passer til kundens hverdag, fjerner unødvendigt bøvl og giver mennesker bedre tid til det, der virkelig betyder noget.

Om samarbejdet med Donkey Power siger Sarah Hviid Miller, udviklingskonsulent hos Børns Voksenvenner:

“Donkey Power har forvandlet vores komplekse Excel-ark og omfattende oversigtsdokumenter til intuitive og lettilgængelige løsninger. Det er nemt og overskueligt at få overblik over vores dialog med samarbejdspartnere, fonde og lokalforeninger. 

Maja og Marianne har taget sig god tid til at forstå vores organisation og arbejdsgange, og de har gennem hele processen lyttet til vores behov. Resultatet er en skræddersyet løsning i Microsoft Dynamics, som understøtter den måde, lige netop Børns Voksenvenner arbejder på. 

Vi er meget taknemmelige for løsningen, som frigør værdifulde ressourcer og skaber mere tid til vores kerneopgave: at skabe trygge og udviklende venskaber mellem børn, der har brug for en ekstra voksen i deres liv, og engagerede frivillige voksenvenner.” 

Læs mere om Børns Voksenvenners arbejde her

Læs mere om Donkey Powers tidligere pro-bono lige her