Få styr på dine salgsbudgetter med Sales Forecasting i Sales Hub
Som salgschef ved du, hvor vigtigt det er at have styr på dine salgsprognoser og kunne følge dine sælgeres pipeline tæt. Med værktøjet Sales Forecasting i Dynamics 365 Sales Hub kan du nemt få overblik over både historiske og fremadskuende salgsdata – og opbygge et forecast, der afspejler din organisations virkelighed.
Der findes tre forskellige skabeloner, hhv. Product forecast, Territory forecast og Org chart forecast, som du kan arbejde ud fra, hvis du ikke vil opsætte det fra bunden. Her tager vi udgangspunkt i Org chart forecast.
I denne guide viser vi dig trin for trin, hvordan du som salgschef selv kan sætte dit første forecast op, så du får et solidt fundament for budgetopfølgning og pipelinekontrol. Hvis du får brug for det, kan du søge hjælp fra din egen IT-afdeling eller den CRM-ansvarlige i din virksomhed. Du er også altid velkommen til at kontakte os.
Guide: Sådan opsætter du dit forecast
1) Konfigurering af forecastet
Start med at gå til menupunktet, Forecast configuration i Sales Hub. Du skal igennem seks steps i denne konfigurering.
For at forecastet fungerer, skal din organisation have styr på ledelsesstrukturen i systemet:
- Hver bruger (sælger) skal have en defineret manager.
- Hvis hver bruger ikke har en manager, skal hierarkiet sættes op først i hver brugers brugerprofil i Power Portal.
2) Generelt
2.1 Navngiv dit forecast
F.eks. “Salgsbudget 2025”
2.2 Definér datagrundlaget
Vælg hvilken entitet, forecastet skal baseres på – altså ”hvor pengene ligger”:
- Typisk er det salgsmuligheder, men du kan også vælge quote/tilbud, order/ordre eller invoice/faktura.
2.3 Angiv hierarki-enhed
Her definerer du, hvad forecast-hierarkiet skal bygges på:
- User/Bruger (hvis forecastet skal vise data pr. bruger/sælger)
- Team (hvis forecastet vises på teamniveau)
2.4 Roll up-relation
Vælg den relation, der bestemmer, hvordan data samles og vises i forecast-hierarkiet – fx fra opportunity til sælger til salgschef.
2.5 Angiv top of hierarchy
- I forecast-konfigurationen vælger du den person, som forecastet skal have som øverste manager som top of hierarchy (fx dig som salgschef).
- Med det samme kan du se, om dem, der refererer til dig, er med på organisationsoversigten.
2.6 Vælg periode og kalender
Gå videre til planlægningen af tidsrammen.
- Vælg kalenderformat til dit forecastet – månedligt, kvartalsvist eller årligt (dette kan variere alt efter hvordan virksomheden opbygger sit regnskabsår).
- Angiv startdato.
- Hvis du er i tvivl, så vælg Gregoriansk med startdato 1. januar i år.
3) Definér tilladelser
Her skal du definere, hvem der ejer forecastet (owner security) og hvem der må se, redigere og tilføje data – fx kun salgschefer eller også teamledere.
4) Definér layout og kategorier
Det visuelle layout består af kolonner, der repræsenterer forskellige faser i din pipeline.
- Skabelonen tager udgangspunkt i standardfeltet ”forecast category” på dine salgsmuligheder.
- Du kan tilføje eller omdøbe prognosekategorier – husk at sortere dem i logisk rækkefølge.
- Du skal tage stilling til hver enkelt af dem ved at trykke på tandhjulet.
5) Definér detailudledning
Angiv hvilke felter brugerne kan benytte, når de klikker sig ned i forecastet:
- Typisk vælges valgmuligheder fra salgsmuligheder eller kunden. Fx ”Klassificering”, ”Region” eller ”Kundetype”.
6) Avancerede indstillinger
Her kan du finjustere forecastets funktionalitet:
- Skjul den overordnede række automatisk: Skjul dubletter.
- Valg med flere valutaer: Dette kan slås til for at gøre det muligt at vælge en anden valuta, hvis man fx er en virksomhed, der arbejder internationalt.
- Angiv Kanban som standard: en andet visning, hvor man kan flytte sine salgsmuligheder på et Kanban board
- Aktivér forudsigelsesfaktorer: En AI der forudsiger, hvorvidt sælgerne når deres mål
7) Aktivér og tilføj budgetter
Når forecastet er sat op, skal det aktiveres:
- Download det Excel-ark, som systemet genererer automatisk, med alle brugerne i hierarkiet.
- Angiv budgetter direkte i Excel-arket (salgschefens yndlingsværktøj), – enten pr. sælger eller for hele teamet – og upload det igen i systemet.
Screenshot der viser første fase i opsætningen af et forecast.
Screenshot der viser et færdigt forecast, hvor Marianne er manager for Erik.
